Consejos para la correcta selección de proveedores

El proceso de selección de proveedores es fundamental para garantizar la calidad en la cadena de suministro de una empresa. Esta estrategia implica evaluar diversos factores, como la calidad del producto, la confiabilidad del proveedor, los costos y el cumplimiento de los plazos de entrega. 

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¿En qué consiste la selección de proveedores?

Es un proceso fundamental dentro de la gestión de compras de una organización, donde se evalúan y eligen a los proveedores más adecuados para satisfacer las necesidades de la empresa en términos de calidad, precio, tiempo de entrega, servicio y otros criterios relevantes. Este proceso implica la identificación, recopilación y análisis de información sobre ellos, la comparación de sus ofertas y capacidades, y la toma de decisiones basadas en criterios objetivos y estratégicos. 

Identificar necesidades

Para llevar a cabo esta tarea de manera efectiva es importante reconocer que los proveedores deben cumplir con las mismas expectativas de calidad que la empresa misma, ya que esto influye directamente en la satisfacción de los clientes y en la reputación de la marca, además se debe tener en cuenta:

• Identificar las necesidades específicas de la empresa en términos de productos o servicios requeridos para su funcionamiento.
• Evaluar las normativas y regulaciones del sector que los proveedores deben cumplir para garantizar la calidad y seguridad de los productos o servicios.
• Considerar las expectativas de calidad de los socios comerciales y clientes, y asegurarse de puedan cumplirlas satisfactoriamente.
• Analizar la capacidad para mantener un nivel consistente de calidad a lo largo del ciclo de vida del producto o servicio.
• Evaluar la capacidad financiera y la estabilidad para garantizar una relación comercial a largo plazo.
• Considerar la ubicación geográfica de los proveedores y su impacto en los costos logísticos y tiempos de entrega.
• Establecer criterios claros de selección y realizar un proceso de evaluación exhaustivo para identificar a los proveedores más adecuados para las necesidades de la empresa.

Investigación de proveedores

Esta etapa permite a las empresas evaluar de manera integral las opciones disponibles en el mercado y seleccionar proveedores que se ajusten mejor a sus necesidades y requisitos específicos. Además, ayuda a mitigar riesgos potenciales y establecer relaciones comerciales sólidas a largo plazo. Para ello es importante:

• Establecer claramente los requisitos y prioridades de la empresa en términos de calidad, flexibilidad, fiabilidad, costos y calidad del servicio.
• Utilizar diversas fuentes, como directorios comerciales, referencias de otras empresas, ferias comerciales y plataformas en línea, para recopilar una lista amplia.
• Realizar una investigación detallada, revisando su historial comercial, reputación en el mercado, certificaciones, cumplimiento normativo y referencias de clientes anteriores.
• Analizar las propuestas comerciales en función de los criterios de selección establecidos, evaluando aspectos como precios, términos de pago, plazos de entrega y políticas de garantía.
• Mantener comunicación directa con los proveedores seleccionados para aclarar dudas, negociar condiciones comerciales y establecer relaciones colaborativas mutuamente beneficiosas.
• Finalmente, seleccionar los proveedores que mejor se ajusten a las necesidades y requisitos de la empresa, teniendo en cuenta la información recopilada durante el proceso de investigación y evaluación.

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Criterios a tener en cuenta

Los criterios de selección son fundamentales en el proceso de elección de proveedores, ya que permiten evaluar y comparar diferentes opciones de manera objetiva. Al considerar estos criterios, las empresas pueden garantizar la calidad, confiabilidad y adecuación de los proveedores a sus necesidades específicas. Algunos son:

• Experiencia y reputación del proveedor.
• Calidad de los productos o servicios ofrecidos.
• Cumplimiento de normativas y estándares relevantes.
• Capacidad de respuesta y atención al cliente.
• Condiciones comerciales y términos de pago.
• Capacidad de innovación y adaptación a cambios.
• Evaluación de la estabilidad financiera y solidez del proveedor.

Reunión con proveedores preseleccionados

Esta fase implica la interacción directa para evaluar su idoneidad y determinar si cumplen con los criterios y requisitos específicos del negocio. Para ello, se puede tener en cuenta:

• Programar encuentros con los proveedores preseleccionados para permitirles presentar sus productos y servicios.
• Considerar la posibilidad de realizar visitas a las instalaciones para obtener una comprensión más profunda de sus operaciones, capacidades y procesos de producción.
• Durante las visitas a las instalaciones, llevar a cabo auditorías utilizando una lista de comprobación de auditoría con criterios ponderados. Esto ayudará a evaluar la conformidad con las normativas y estándares del sector, así como a determinar la calidad y la fiabilidad de los proveedores.
• Basándose en la información recopilada durante las reuniones, visitas y auditorías, realizar una evaluación para determinar su idoneidad para el negocio.
• Utilizar los resultados de la evaluación para seleccionar a los proveedores más adecuados para establecer relaciones comerciales.

Negociación

Permite establecer acuerdos mutuamente beneficiosos que satisfagan las necesidades de ambas partes y aseguren una relación comercial sólida y duradera. La importancia de este proceso radica en la posibilidad de llegar a términos y condiciones que sean justos, claros y equitativos para ambas partes, para este caso:

• Es fundamental establecer de manera precisa y detallada las expectativas de ambas partes en cuanto a productos o servicios, plazos de entrega, calidad, precios, entre otros aspectos relevantes.
• Durante la negociación, se deben abordar aspectos como el importe de la compensación, la frecuencia y términos de pago, fechas de vencimiento, plazos de entrega previstos, responsabilidades de ambas partes, entre otros.
• Es importante identificar aquellos aspectos en los que ambas partes pueden ceder o ajustar sus posiciones para llegar a un acuerdo satisfactorio. Esto puede incluir aspectos financieros, logísticos o de servicio.
• Definir un calendario para revisar y evaluar el cumplimiento de los términos del contrato puede ayudar a mantener una comunicación abierta y continua entre ambas partes, así como a resolver cualquier problema o desviación de manera oportuna.
• Es esencial documentar por escrito todos los acuerdos y compromisos alcanzados durante la negociación, incluyendo cualquier enmienda o modificación al contrato inicial. Esto proporciona un registro claro y vinculante de los compromisos asumidos por ambas partes.

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