¿Cómo optimizar su comercio ferretero con un código de inventario eficiente?

Utilizar la codificación de inventarios permite optimizar los procesos, integrar la información y controlar los bienes de la empresa a través de un sistema digital avanzado.

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Conocer la ubicación, precio y cantidad de activos que se tienen en una bodega o en puntos de venta, le permite a las empresas ferreteras mantener su salud financiera, entre muchos otros beneficios.

Inicialmente, las empresas estaban obligadas a llevar sus inventarios y a planificar pedidos a través de planillas manuales que podí­an perderse o ensuciarse, resultando ineficientes a la hora de mostrar indicadores de rotación de productos e identificar las diferentes referencias que se manejan tanto en bodega como en puntos de venta.

Con el objetivo de resolver dichas necesidades aparecieron los sistemas de codificación, los cuales se caracterizan por clasificar mediante códigos numéricos o alfanuméricos, los productos de un establecimiento, teniendo en cuenta las variables que los diferencian.

Algunas de las más básicas que resultan necesarias para la mayorí­a de empresas del sector ferretero son: la empresa a la que pertenece el producto, tipo de material, descripción del producto, ubicación especí­fica, marca del producto y la referencia del mismo.

Los datos de los activos al ser resumidos en un código, pueden llegar a contener la cantidad de variables que sean necesarias para la gestión del inventario empresarial, resultando bastante útil, sobre todo para negocios como las ferreterí­as que manejan varias referencias de productos y que pueden volver más complejo su manejo.

Por ejemplo, en el caso de Ferrocortes, cada activo contiene un total de dieciséis dí­gitos, ya que la empresa cuenta con un sistema de cinco niveles de información, porque su fuerte es la fabricación de láminas, perfilerí­a, vigas y materiales de construcción, siendo clasificados por variedad de tipos, formatos y medidas especí­ficas, según afirma Alexander Villada, lí­der de costos de la compañí­a. De igual forma, el ejecutivo destacó que para implementar un sistema de codificación de inventario dentro de la organización de una empresa, son necesarios tres pasos, que se enumeraran por orden de ejecución:

1. Crear una polí­tica de inventario

Es fundamental conformar un equipo de responsables de los bienes empresariales, que se ocupen de trazar un plan en el que se debe tener en cuenta la infraestructura de la empresa y su operatividad, para escoger un determinado software o un ERP (sistema de planificación empresarial), según la necesidad y la capacidad de inversión.

Los ERP son particularmente apetecidos para esta función, ya que integran los datos del área de contabilidad con la información del inventario, ayudando a generar indicadores contables, informes y a evaluar la trazabilidad de los productos adquiridos o fabricados por la empresa. Además, este sistema puede ser operado simultáneamente por varios usuarios que necesiten acceder a los datos del inventario.

La cantidad de información revelada al usuario dependerá de su perfil, el cual está dictado por el cargo que ocupa dentro de la empresa. Por lo general, los ERP pueden ser adquiridos contratando a una empresa externa como Siesa Enterprise, la cual apoya los procesos de codificación de grandes compañí­as del sector ferretero en Colombia como Casa Ferretera y Ferrosvel.

De acuerdo con Fredy Duque, director del departamento de TI de esta empresa, el sistema ha sido muy beneficioso, ya que permite "un manejo oportuno de las referencias, sin lí­mite de items", por lo que almacena gran cantidad de información que se puede actualizar regularmente a medida que ingresan productos nuevos al catálogo empresarial.

Por otra parte, existen algunos software más sencillos y económicos, como el conocido sistema EAN13, que se utiliza por lo general en puntos de venta que clasifican sus activos por medio de códigos de barra, utilizando dispositivos de lectura como las pistolas PDA, que agilizan el registro del producto en caja.

Algunas empresas también optan por la opción de crear su propio software, lo que les asegura un ahorro importante en sus arcas, a cambio de un costo de tiempo y trabajo exhaustivo para configurar los sistemas. Esta estrategia puede traer ventajas, ya que todo sistema que se compre debe adaptarse a la organización empresarial, y a veces dicho modelo no es compatible con sistemas pre configurados; lo que puede causar un desorden interno. Mientras que al crear un software propio, la empresa se puede asegurar de tener un sistema totalmente adaptado a su modelo particular.

2. Almacenar los activos

Una vez se haya escogido el software indicado, es necesario almacenar los activos. Esto implica escoger la ubicación adecuada para cada producto y hacer la respectiva marcación de cada artí­culo.

En el caso de Ferrocortes este proceso implica la escogencia de diferentes tipos de papeles adhesivos dependiendo de las condiciones del producto; las láminas son clasificadas por colores, asignados dependiendo su material y espesor.

La asignación de códigos por ubicación varí­a entre pasillos, módulos y niveles, dependiendo de la infraestructura de la empresa. Por lo general, las compañí­as que almacenan sus activos en estanterí­as de gran altura requieren la utilización de códigos QR por áreas o matriz de puntos, los cuales garantizan una enorme capacidad de almacenamiento de información, pero implican grandes costos de inversión.

Sin embargo, otra de las ventajas de los QR es que por su amplia capacidad de almacenamiento puede contener información de proveedores e incluso modelos digitales de productos fabricados por la empresa.

3. Controlar los productos

El último paso después de almacenar y marcar los productos es el control de los mismos. Se deben revisar las existencias y las cantidades reportadas en el sistema y verificar sus ubicaciones para evitar pérdidas o el deterioro de los activos.

La última tecnologí­a en sistemas de codificación es el sistema RFID, que funciona por radiofrecuencias, y se aplica a los productos por medio de chips, los cuales cuentan con sensores que indican en tiempo real cuando se retiran los elementos de su lugar asignado, por lo que brinda un control total sobre la mercancí­a, además de poder almacenar una gran cantidad de información y al igual que los códigos QR, implica un costo muy alto de inversión.

Los beneficios un sistema de codificación van desde la optimización de procesos, hasta el análisis de la rotación de activos.

A manera de conclusión, conviene destacar, que algunas empresas del sector ferretero han implementado tecnologí­as innovadoras en materia de sistemas de codificación de inventario, pues utilizan aplicaciones especiales para sistemas Android, como Exact o Retail Inventory que permiten hacer la gestión de inventarios desde los smartphones personales y empresariales de los empleados, los cuales pueden acceder a las interfaces del sistema desde la red privada de la empresa, multiplicando la operatividad sin descuidar la seguridad informática de los activos, ya que no puede ser utilizada fuera de dicha red.

Los beneficios de utilizar un sistema codificado para la gestión de inventarios son muchos, por ejemplo, la optimización de procesos, la integración de información de los diferentes departamentos en pro del análisis de la rotación de activos, el control de los bienes de la empresa y la posibilidad de acceder al sistema tanto para un asesor de ventas como para un operario.

Sin embargo, el más práctico y concreto beneficio que aportan estos sistemas, es facilitar el orden, una de las principales claves del éxito para cualquier empresa, sin importar el sector al que pertenezca.

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