Tips para crear un buen sistema de rotación de inventario

La rotación de inventario es un indicador que toda ferreterí­a debe llevar para el control de sus inventarios y para hacer los registros contables de la entrada y salida de sus productos y materias primas, según el modelo de negocio que proyecte. Para estos negocios existen varios tipos de activos que se manejan dentro de los inventarios, tales como herramientas de las diferentes clases de metal, materias primas, material de construcción, productos importados o dispuestos para la importación, e instrumentos eléctricos. En casi todos ellos opera una variable muy positiva para el negocio: no tienen fecha de caducidad, lo cual implica que pueden conservarse almacenados en buen estado durante largos periodos de tiempo.

Diferencias entre baja rotación y exceso de inventario

El concepto baja rotación debe diferenciarse del exceso de inventario; pues, si bien ambas son situaciones que debemos controlar, su tratamiento debe ser diferente. Baja rotación se refiere a aquellos productos cuyo nivel de ventas no cubre las expectativas que como compañí­a tenemos para ellos. Mientras que el exceso de inventario, se refiere a los grandes volúmenes de inventario que tenemos en bodega (aún para productos con una rotación esperada). Por lo tanto las acciones que planteemos en uno u otro caso deben ser diferentes. Es importante definir lo que para nuestra empresa significa baja rotación y las causas por las cuales los productos entran en esta clasificación: la falta de conocimiento de los vendedores acerca del producto, sus caracterí­sticas, usos, ventajas y cómo venderlo, o el hecho de no exhibirlos correctamente, entre otros. Pero también es importante analizar nuestro público objetivo y encaminar la oferta en este sentido. Si bien todos esperamos que de los productos que tenemos en inventario se vendan muchas unidades todos los dí­as, la realidad es otra y más bien tenemos una porción muy pequeña de productos que se venden a diario y/o en cierto volumen. Para nadie es un secreto que algunas categorí­as son de baja rotación y su venta no se realiza en volumen. Tener claros criterios para todos como la frecuencia de venta del producto y/o el mí­nimo de unidades vendidas en periodo de tiempo pueden ser una guí­a para que toda la empresa pueda identificar los productos que se pueden tener bajo esta denominación. Por tal razón, a continuación de damos algunos consejos que se pueden aplicar a la rotación de inventarios en las ferreterí­as:

• La importancia de los asesores:

Más allá de la exhibición de los productos, es muy importante la asesorí­a adecuada a los cliente en donde se prioriza mostrar la toda oferta de variedad de productos disponibles y útiles al momento de la compra. Se trata de mostrar a cada usuario todo el abanico de posibilidades y referencias de sus proveedores, lo que garantiza que el cliente pueda escoger los productos, sin darle prioridad a una marca o a un proveedor en especí­fico, y que muchas veces el cliente se lleve más productos de los que busca. Para cumplir con este propósito se debe invertir tiempo en la capacitación de los asesores por parte de los compañeros más antiguos de la empresa, que se disponen a explicarle la función y usabilidad de los productos, incluso frente a los clientes, lo que asegura que el empleado se permee de información sobre todas las referencias del almacén. La capacitación también se puede realizar cuando los mismos proveedores llevan una persona encargada de exponer las persas referencias que su empresa distribuye a la ferreterí­a.

• Sistema de codificación:

Para medir la rotación de su inventario, los empleados de la ferreterí­a pueden contar las cantidades entradas y las cotejan con el número de cantidades almacenadas y vendidas. Este proceso debe ser respaldado siempre por un sistema de codificación de inventario que garantice la transparencia y la eficiencia del conteo, y que lleve estos datos al departamento de contabilidad para que sean traducidos en presupuesto invertido y recuperado a través de las ventas.

• Exhibición en puntos de venta:

En el caso de categorí­as de productos que sí­ se deterioran con el tiempo de almacenamiento, como es el cemento, los expertos insisten en hacer una acomodación adecuada del material. Por ejemplo, ubicar en la parte delantera los insumos más antiguos, para garantizar la calidad del producto y evitar que sus clientes reciban un cemento endurecido y pedregoso, difí­cil de trabajar. Respecto a la exhibición de productos en la vitrina del almacén, la prioridad siempre será para los activos más apetecidos, junto con los insumos estancados, para permitir que los clientes los tengan presentes a la hora de hacer sus compras.