Teniendo en cuenta que ya estamos muy cerca de la fecha límite establecida por la DIAN para que las ferreterías implementen la facturación electrónica, Revista Fierros entrevistó a Andrés Torres, líder de facturación electrónica de Alegra.com, con el fin de tener clara toda la información que necesita el ferretero para el desarrollo de este proceso. Esto fue lo que nos dijo:

¿Cuándo se cumple el plazo para el paso a facturación electrónica para sector ferretero mayorista y minorista?

La DIAN presentó el nuevo calendario para la implementación de facturación electrónica, en el que las más 40.000 empresas del sector ferretero, mayorista y minorista, tienen que empezar a generar factura digital antes del 1 de julio, ya que hacen parte del grupo 2 de la DIAN según el decreto 000042 del 5 mayo.

¿Cuáles serían las consecuencias de que llegada esta fecha uno de estos negocios todavía no cumpla con el requisito?

Quienes no logren realizar el proceso de implementación antes de la fecha establecida, deberán indicar ante la DIAN cuál fue el inconveniente tecnológico que presentaron y tendrán que continuar facturando a través de uno de los sistemas válidos: factura en talonario o papel. Esto con la salvedad de que esas facturas de venta deberán ser transmitidas de forma electrónica dentro de las 48 horas siguientes al momento en que se supere el inconveniente. De esta forma, los negocios estarían realizando el proceso dos veces.

Adicionalmente, el negocio se podría enfrentar a sanciones monetarias equivalentes al 1% del valor de las operaciones generadas sin cumplir con el lleno de requisitos. Esta sanción no podrá exceder un máximo de 950 UVT (un poco más de $33 millones).

Lea también: Soluciones digitales que serán clave para la reapertura económica 

Además, la DIAN podrá realizar el cierre del establecimiento de comercio por un periodo de tres días bajo el concepto de evasión. Así lo establece el artículo 76 del decreto en mención.

De acá la importancia de que los negocios realicen el registro y la habilitación dentro de los plazos establecidos para dicho proceso e inicien a factura de forma electrónica.

Una de las consecuencias de no cumplir con los tiempos para entrar en el sistema de facturación electrónica, es que la DIAN podrá realizar el cierre del establecimiento de comercio por un periodo de tres días bajo el concepto de evasión.

¿Todavía las ferreterías están a tiempo de iniciar el proceso?

Sí, las ferreterías en Colombia tienen plazo hasta el 1 de julio del 2020 para iniciar el proceso. Estos son algunos de los pasos para iniciar los procesos de implementación de facturación electrónica:

  • Contar con un software de facturación electrónica: la empresa debe decidir cómo generar la factura y considerar un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para realizar esta operación. La entidad actualmente ha autorizado a más de 88 proveedores tecnológicos que están disponibles a la hora que la empresa decida realizar las pruebas. Para Alegra.com, se deben tener en cuenta proveedores que permitan la integración con los programas contables y administrativos de cada empresa; así, la información estará en un sólo lugar. La seguridad es lo más importante a la hora de elegir el proveedor, contar con un sistema en la nube garantizará que la información esté protegida y poder acceder a ella desde cualquier dispositivo y lugar.
  • Realizar el proceso de habilitación como facturador electrónico ante la DIAN: después de considerar el proveedor tecnológico se debe realizar un proceso de habilitación ante la entidad. Este consiste en que la empresa, según su actividad económica, compruebe a través de unas pruebas tecnológicas la capacidad del proveedor tecnológico para realizar facturas electrónicas. Durante las pruebas de habilitación se enviarán facturas, notas débito y crédito electrónicas al servicio web desarrollado por la DIAN, con información de prueba, con el fin de comprobar que se cumplan las condiciones técnicas fijadas por la DIAN. Este procedimiento puede hacerse online.

La seguridad es lo más importante a la hora de elegir el proveedor, contar con un sistema en la nube garantizará que la información esté protegida y poder acceder a ella desde cualquier dispositivo y lugar.

  • Solicitar la resolución de facturación electrónica: cada factura electrónica debe contar con número de autorización, rango autorizado y vigencia de autorización. Al tener la resolución de facturación electrónica, se deberá asociar al software del proveedor tecnológico habilitado, este proceso se realiza desde la opción Facturando electrónicamente de la DIAN. Una vez generado, se podrá empezar a generar facturas digitales.

¿Cuánto tiempo y costos podría implicar este trámite?

El tiempo depende de cuál proveedor se elija para iniciar a facturar electrónicamente. Con las fechas prontas a vencer los ferreteros necesitarán soluciones rápidas y eficaces, por ejemplo, con Alegra.com, las pruebas son automáticas y en tan sólo 10 minutos podrán estar generando facturas. En precio varía mucho según el proveedor, pero lo importante es que el contratado incluya todas las funcionalidades indispensables para llevar la facturación y contabilidad del negocio y no incurrir en gastos adicionales.

Lea también: Flexibilidad laboral: el imprescindible en la nueva normalidad post Covid

¿Qué recomendaciones daría a las empresas del sector ferretero que inician este proceso o que están en su desarrollo?

Usabilidad. Las empresas deben tener en cuenta la experiencia de usuario para el contador del negocio debe ser excelente. Los sistemas complejos dificultan la implementación y pueden frustrar el proceso.

Tecnología de nube. La coyuntura ha demostrado el poder de la nube, crear facturas desde cualquier dispositivo y lugar facilitará las operaciones de la empresa.

Integración. El proveedor tecnológico debe tener la capacidad de integrarse con el programa contable y administrativo. Así se podrán llevar las facturas, el control de los ingresos y gastos, las cotizaciones, los inventarios, los reportes contables, y otros, en un sólo lugar.

Soporte. El proveedor tecnológico elegido debe estar en la capacidad de dar un soporte rápido y de calidad de atención al cliente a la empresa por todos los canales existentes, así como de notificar las actualizaciones de acuerdo con los lineamientos establecidos por la DIAN.

Seguridad. La información contable y financiera de la empresa estará en servidores web al estar en la nube así que el proveedor que se elija debe contar con todos los protocolos de seguridad web necesarios para que la información esté salvaguardada.

El proveedor tecnológico elegido debe estar en la capacidad de dar un soporte rápido y de calidad de atención al cliente a la empresa por todos los canales existentes, así como de notificar las actualizaciones de acuerdo con los lineamientos establecidos por la DIAN.

Económico. Es importante que al adquirir un proveedor tecnológico el precio contratado de este incluya todas las funcionalidades indispensables para llevar la facturación y contabilidad del negocio, como incluir la firma digital necesaria para generar las facturas.

¿Cuáles son las ventajas de hacer facturación electrónica para negocios como las ferreterías?

Es importante que las compañías del sector más allá de tomar este proceso como una obligación,vean que es una decisión que traerá muchos beneficios para su negocio, como:

  • Ahorro de dinero: evitarán el uso de papel al no ser necesaria la impresión de los documentos, y disminuirán gastos. Las facturas electrónicas ayudan a reducir la cantidad de dinero que se destina a todos estos procesos, haciéndolos aún más sencillos para el negocio.
  • Disminución de errores: al tratarse de procesos automáticos, es menos probable que se comenta algún error en la digitación de las facturas. Los Softwares de Facturación Electrónica como Alegra, se encargan de que los comprobantes estén correctos.
  • Control del negocio: los documentos electrónicos ayudan a evitar la pérdida y deterioro de documentos en papel. Igualmente, al contar con una mejor organización y almacenamiento de las facturas, se podrá facilitar la documentación de la empresa y generar reportes de manera mucho más sencilla.
  • Toda la información en un sólo lugar: gracias a la facturación electrónica puedes mantener en orden el negocio y permitir consultar los comprobantes emitidos siempre que lo necesites. Olvídese de grandes almacenes con facturas tradicionales.
  • Se cuida el medio ambiente: las facturas electrónicas ayudan al planeta. En vista de que se utiliza menos papel, son menos los árboles que se tienen que talar para este proceso. De acuerdo con algunos estudios, cada millón de facturas electrónicas salva un total de 56 árboles. Ser facturador electrónico es más que dejar a un lado viejos procesos, es ayudar a conservar la vida del planeta.

Lea también: Conozca cómo las nuevas medidas en Bogotá impactan a las ferreterías