¿Cómo contestar adecuadamente el teléfono de su ferretería?

A pesar de los avances tecnológicos, el teléfono sigue siendo el principal medio de contacto para su negocio, por esto es importante saber cómo contestar adecuadamente el teléfono. Aunque las personas se comunican a diario por medio de mensajes de texto, de WhatsApp y correos electrónicos, el teléfono continúa siendo un importante medio de contacto entre las empresas y sus clientes. La manera en la que se contesta el teléfono de su empresa es fundamental pues formará la primera impresión que tendrá su posible comprador. Es por esto que es importante seguir estas recomendaciones:

• Cuando conteste el teléfono sea cálido:

  La otra persona al lado del teléfono esperará que usted se comporte entusiasta y profesional para atender su llamado. El tono y cordialidad de su voz será la primera impresión que tendrá de su compañí­a.

• Responda las llamadas antes del tercer timbre:

  La inmediatez en la comunicación es clave para que su cliente se sienta acogido en su empresa desde el primer contacto.

• Al contestar el teléfono, de la bienvenida e identifí­quese:

  Es importante que tan pronto conteste el teléfono, se identifique usted mismo y su ferreterí­a. Nadie deberí­a tener que preguntar a cuál negocio ha llamado o el nombre de la persona que contesta.

• Mantenga un volumen de voz moderado:

  Hablar suave y claramente via telefónica es clave para transmitir su mensaje de manera concisa.

• Controle su idioma al contestar el teléfono:

  No use jergas o palabras de moda. La mejor manera para que su interlocutor lo entienda es hablando con claridad y palabras de fácil recordación.

• Entrene su voz y vocabulario para que sea positivo:

  Cuando un cliente llame a su ferreterí­a no puede responder con un "no sé", puede cambiar esta expresión por "déjeme averiguarlo".

• Tome los mensajes telefónicos completa y exactamente:

  Tomar un mensaje incompleto ocasionará que lo responda de la misma forma, ocasionando desagrado en sus clientes.

• Responda todas sus llamadas telefónicas dentro de un dí­a hábil:

  Contestar desde la primera llamada del dí­a hasta la última, le puede garantizar obtener una o varias ventas y reforzar la impresión favorable de su ferreterí­a.

• No deje a su interlocutor en espera:

  Siempre pregunte a la persona que llama si está bien ponerla en espera al contestar el teléfono. Si lo aprueba, proporcione llamadas en espera con informes de progreso cada 30 a 45 segundos

• No use un teléfono con altavoz a menos que sea absolutamente necesario:

  Los teléfonos con altavoz le dan la sensación a la persona que llama de que no se está concentrando completamente en su llamada, y le hacen pensar que su llamada no es privada o importante. Es fundamental preguntarle a su cliente si puede ponerlo en el altavoz del teléfono antes de hacerlo.

• Asegúrese de tener un mensaje profesional grabado al momento de usar un contestador automático:

  Actualice su mensaje de correo de voz según sea necesario en cada ocasión.

• Capacite a todos los que responden el teléfono para que respondan de la misma manera:

  Verifique cómo se responde el teléfono de su empresa llamando y viendo si está siendo respondido de manera profesional.

Si no pasan la prueba, repase esta lista de "cómo contestar adecuadamente el teléfono de su ferreterí­a" para asegurarse de que todos en su ferreterí­a tengan la misma información.

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