¿Cómo costear sus inventarios

Al iniciar un proceso de inventario, es necesario encontrar la manera más sencilla de relacionar el orden de su dinero y lograr que éste se pueda usar de una manera eficiente.

Costear el inventario permite minimizar la inversiónde capital, una acción que se ve reflejada en laoptimización de recursos. En el caso particular de lasferreterí­as, se debe tener en cuenta que la realizacióndel inventario puede convertirse en un proceso complicadosi no es ejecutado apropiadamente. Para la creación de unmodelo de inventario útil y que se acomode a las necesidadesde su negocio es necesario:

Formular un modelo matemático. Se puede manejar unsistema de información para tener registro de los inventarios:tarjetas kardex o archivos realizados en Excel.
Tomada la decisión del sistema a utilizar, se debe alimentarcon datos exactos al momento de realizar pedidos, solicitarcantidades existentes o cantidades vendidas y llevar registrode cada uno de los productos.
Hacer frente a la demanda del producto, facilitando lasfunciones de producto y ventas.

CUÁLES SON LOS COSTOS DE SU INVENTARIO

Al tomar cualquier decisión que afecte el tamaño de suinventario, si se realiza por perí­odos cortos (dí­a/semana), quees lo más recomendable, o por perí­odos largos (mes/año), esfundamental tener en cuenta una serie de consideraciones.

Lo primero y más importante es determinar el costode adquisición de los inventarios en cuanto al procesoadministrativo - contable (comprar, recibir, controlar, pagar) quese pueden clasificar en cuatro tipos de costo.

Costos fijos: nóminas, servicios, impuestos, arriendos.
Costos variables: trabajos extras como mantenimientos ocontratos por prestación de servicios.
Costos de pedido: costo que se genera en una solicitud dereaprovisionamiento de existencias.
Costos faltantes: cuando las existencias de un productose agotan, el perí­odo que se debe esperar hasta que seabastecen nuevamente las existencias a surtir.
Costos de almacenaje: procesos y actividades efectuadas para mantener el orden, buen estado y existencia delinventario (entre éstos está la seguridad, la vigilancia,protección contra incendios y robos).

Es recomendable ajustarel proceso de inventariopara la planeación decompras.

Al tener el total de los costos fijos y costos variables,se pide el valor resultante en el número de unidades delinventario y éste se suma al costo de adquisición para obtenerel costo total.

Para identificar cuáles son los productos más importantesde su ferreterí­a es necesario tener en cuenta algunosesquemas para determinar el valor de los productos. El sistemaABC se usa para clasificar los materiales de acuerdo al valoreconómico que representan en el inventario.

Los materiales A son los de mayor inversión en la empresa.Estos representan el 20% de materiales que deben ir enel inventario, son los más costosos y los que rotan máslentamente en el inventario.
Los materiales B representan el 30% de los materiales eninventario.
Los materiales C representan un gran número de artí­culoschicos, que corresponden a la inversión más pequeña y al50% de los materiales en el inventario.

Siempre hay que tener presente que como el 20% de losproductos representan el 80% de las ventas, deberí­an ser losde mayor rotación. De esta forma, es recomendable ajustar elproceso de inventario para la planeación de compras.

Ejemplo

El tener $ 1 millón invertido en inventario implica que laempresa ha tenido que obtener ese capital a su costo actual,así­ como pagar los sueldos de los empleados y las cuentasde los proveedores que proporcionaron las materias primas.Si el costo fue de 10 por ciento, el costo de financiamientodel inventario será de $100,000 al año y la empresa tendráque soportar los costos inherentes al almacenamiento del inventario.

Para tener en cuenta

Los sistemas más modernos de control de inventariosutilizan la rapidez y la capacidad de la computadora. Existeninfinidad de programas que pueden contribuir a desarrollarun sistema financiero con bajos o nulos márgenes de error.

Siempre es recomendable contar con la ayuda de personalespecializado en la creación de inventarios, tanto parala verificación como la ayuda en el caso de utilizar unsistema especializado.
Todos los inventarios se basan en el ingreso de datos einformación total de los artí­culos de su negocio, por eso esimportante alimentar constantemente el sistema para unamayor eficacia al momento de solicitar costos.
No iniciar cualquier tipo de inventario con un esquemafijo de códigos (Stock-keeping unit -SKU: número dereferencia). No tener todos los productos debidamentemarcados y con los códigos correspondientes puedendemorar mucho más el proceso de inventariado.

La realización del inventariopuede convertirse enun proceso complicadosi no es ejecutadoapropiadamente.

Errores frecuentes en el costeo deinventarios

Mantener existencias de seguridad excesivas. No seincurrirá en costos de faltantes, pero surgirán costos demanejo indebidamente elevados.

Variar el personal de manejo de inventario.
Tener varios sistemas de inventario que no seancomplementarios.
Errores de conteo.
Errores de entradas manuales en los sistemas.

De todos los procesos comerciales en los que se ve inmersauna ferreterí­a, el de mayor importancia quizás es la realizaciónde un buen inventario, ya que este ofrece la posibilidadde estructurar las bases para el correcto funcionamientodel negocio, permitiendo identificar las debilidades, mejorarla disponibilidad de nuestros productos o innovar a nivelempresarial.

Fuentes:

Ángela Paola Castañeda Urrego: Profesional en Mercadeode la Universidad Cooperativa de Colombia

Alejandro Alarcón, Merquefull

Johana Andreaw Contreras Moncayo: Profesional en contabilidadFundación San Martí­n