Es momento de aplicar estrategias para aumentar la rotación de inventario

Medir y asegurar la rotación de productos en su ferreterí­a, es imperante para su salud financiera , pues el inventario es el gran tesoro de las ferreterí­as, ya que de él parten los costos de inversión y según el comportamiento de los productos se definen las operaciones del departamento de compras. Para estos negocios existen varios tipos de activos que se manejan dentro de los inventarios, tales como herramientas de las diferentes clases de metal, materias primas, material de construcción, productos importados o dispuestos para la importación, e instrumentos eléctricos. En casi todos ellos opera una variable muy positiva para el negocio: no tienen fecha de caducidad, lo cual implica que pueden conservarse almacenados en buen estado durante largos periodos de tiempo. Sin embargo, todas las ferreterí­as necesitan que su inventario tenga una rotación constante para poder subsistir, y a nadie le gusta adquirir productos que acumulen años en bodega, por eso en este artí­culo consultamos con algunos expertos de tres tipos diferentes de modelos de negocio dentro del sector ferretero: puntos de venta, comercializadores a nivel nacional e internacional, y fabricantes de piezas para materiales de construcción.

Puntos de venta: el secreto no es la exhibición sino en el asesor

Para Juan David Uribe, gerente de la Ferreterí­a y Depósito Urifer, una de las ferreterí­as mejor referenciadas de la ciudad de Medellí­n, la agilidad es fundamental en el momento de hablar de rotación de inventario, ya que su modelo de negocio se basa en las ventas de mostrador, que según nos cuenta, generan un flujo diario de rotación que le exige renovar sus inventarios de herramientas eléctricas cada quince dí­as. En lo que se refiere a materiales de construcción como cemento gris, estucor y pegacor, cada semana. Esto implica que la empresa debe hacer un conteo de inventario aleatorio entre una vez por semana y cada quince dí­as, dependiendo de la época del año, y anualmente realizar un inventario general durante tres dí­as en los que detienen todas sus operaciones. Según el experto, la razón de esta estrategia es que su enfoque se basa en la atención al cliente en donde se prioriza mostrar la toda oferta de variedad que el cliente necesita al momento de la compra. Para esto cuentan con un alto número de asesores dispuestos a mostrar a cada usuario todo el abanico de posibilidades y referencias de sus proveedores, lo que garantiza que el cliente pueda escoger los productos, sin darle prioridad a una marca o a un proveedor en especí­fico, y que muchas veces el cliente se lleve más productos de los que busca. Para lograr este efecto, Uribe enfatiza en que los nuevos asesores reciban tres tipos de capacitación:

1. Por parte de los compañeros más antiguos de la empresa, que se disponen a explicarle la función y usabilidad de los productos, incluso frente a los clientes, lo que asegura que el empleado se permee de información sobre todas las referencias del almacén.
2. Cada vez que llega un producto nuevo a la tienda y él mismo se encarga de dar una explicación general de sus caracterí­sticas.
3. Cuando los mismos proveedores llevan una persona encargada de exponer las persas referencias que su empresa distribuye a la ferreterí­a.

Para medir la rotación de su inventario, los empleados de la ferreterí­a cuentan las cantidades entradas y las cotejan con el número de cantidades almacenadas y vendidas. Este proceso debe ser respaldado siempre por un sistema de codificación de inventario que garantice la transparencia y la eficiencia del conteo, y que lleve estos datos al departamento de contabilidad para que sean traducidos en presupuesto invertido y recuperado a través de las ventas. En el caso de categorí­as de productos que sí­ se deterioran con el tiempo de almacenamiento, como es el cemento, el experto insiste en hacer una acomodación adecuada del material. Es así­ que se ubica en la parte delantera los insumos más antiguos, para garantizar la calidad del producto y evitar que sus clientes reciban un cemento endurecido y pedregoso, difí­cil de trabajar. Respecto a la exhibición de productos en la vitrina del almacén, la prioridad siempre será para los activos más apetecidos, junto con los insumos estancados, para permitir que los clientes los tengan presentes a la hora de hacer sus compras. Así­ mismo, Uribe nos cuenta que ha probado persos métodos publicitarios para que la gente conozca su negocio, pero el más efectivo siempre será el voz a voz. Sin embargo algo que le ha dado resultados positivos es la rifa mensual que se celebra dentro de la ferreterí­a, en la que solo pueden participar los clientes que tengan una factura de compra, por lo que algunos usuarios deciden adquirir productos que no apremian la necesidad, con la intención de ganar el sorteo.

Fabricantes: la clave de la compra y administración de adecuada de las materias primas

Ahora bien, pasando a otro tipo de empresa de la industria ferretera, consultamos con Alexander Villada, jefe de costos de Ferrocortes, empresa lí­der dentro del sector de fabricantes de piezas para construcción, que nos explica cómo funciona el almacenamiento y la rotación de inventarios en esta parcela del gremio. Ferrocortes maneja tres tipos de inventario, entre los que destacan las materias primas de persos tipos de metal, que se caracterizan por ser utilizadas para su transformación y posterior comercialización, dependiendo de las necesidades de la industria. Por lo tanto, la puntualidad en el cumplimiento de las entregas es el objetivo, y el área de inventarios debe estar en total sincroní­a con el departamento de compras e importaciones para conocer los tiempos de entrega de sus proveedores y coordinar los tiempos de transporte. Ellos aplican dos metodologí­as para medir el indicador de rotación de producto: 1. Los balances periódicos o cí­clicos, que convocan al personal administrativo y de apoyo (diferente al personal de inventarios), para hacer un conteo fí­sico de los insumos y poder comparar la información a través de una app especializada y creada por la empresa con este fin. Dicha revisión se hace con los objetivos de: hacer un control de los activos, y en el caso de que la diferencia sea notoria, marcar una alerta, lo que implicarí­a evaluar la trazabilidad del producto. Y, segundo, para que el personal administrativo conozca todas las referencias que se manejan dentro de la empresa, que en el caso de Ferrocortes, son centenares. 2. Inventarios generales, que se hacen dos veces al año, y al igual que en el caso anterior, se cierran todas las operaciones de la empresa para que el personal completo se dedique al conteo y comparación con las cifras del sistema. Esta metodologí­a se practica con el fin de certificar la confiabilidad de la empresa ante la DIAN, ya que deben presentar un informe tributario que constate que los datos de entrada, salida y almacenamiento corresponden con los declarados ante este ente gubernamental. Para el almacenamiento de materias primas, este tipo de empresa que surte su bodega con productos de importación, debe tener ciertas cantidades mí­nimas de inventario para cubrir la demanda histórica. Pero esto es un arma de doble filo ya que pueden conservar un material que no tiene alta rotación durante mucho tiempo, lo que lo convierte en capital ocioso. Por otro lado, la rotación de inventario ideal para Ferrocortes no depende de hacer una estrategia de mercadeo para suplir la demanda de un público objetivo que busca un producto de consumo masivo. El propósito de esta empresa es suplir las necesidades de la industria por medio de productos diseñados a la medida, por lo que se trazan metas para cumplir con un presupuesto anual que se proyecta en pesos y kilos. En este sentido, Villada nos aclara que su empresa se enfoca en hacer estrategias internas basadas en el análisis de compra de materias primas, según el precio internacional del dólar, ya que si hay una adecuada planeación de compras, va a haber un abastecimiento de ventas apropiado. Lo fundamental aquí­ es alcanzar una recepción oportuna de las materias primas, y para esto es necesario desarrollar una logí­stica de transporte coordinada con la llegada del material de importación a los puertos del paí­s. Para, de esta forma, lograr abastecer el almacén con las cantidades mí­nimas de stock, y que el área de producción pueda hacer su trabajo, cumpliendo con los tiempos de entrega.

Comercializadores especializados: La compra a conciencia y el estudio de públicos

Por último consultamos con Henry Ramí­rez, encargado del área de importaciones para la Ferreterí­a JRC, que se especializa en la comercialización de productos especializados para la industria metalmecánica y con más de 30 años de operación, es un referente de persistencia en este gremio. Esta empresa ha transitado por persas transformaciones, que empiezan por cambiar su modelo de conteo de inventario con el cierre de cada año fiscal, para pasar a hacer únicamente inventarios periódicos. Según Ramí­rez, la fórmula de su empresa para medir el indicador de rotación de inventarios es: costo de ventas sobre inventarios. Es decir que, constantemente hacen la conversión de las cantidades de productos que manejan en bodega para medirlos en capital, y de esta forma conocer cuál es el presupuesto de sus arcas. Sin embargo, la mayor parte de los productos de la Ferreterí­a JRC no son de alta rotación con respecto a otros negocios de la industria, ya que estos buscan suplir una demanda de productos especializados para ofrecer soluciones especí­ficas a sus clientes. Por esto, la estrategia de su negocio para lograr la rotación del inventario es la compra de productos seleccionados cuidadosamente, según las necesidades de la industria. Y, aclara que el equipo de contabilidad es su mano derecha para este tipo de decisiones, ya que su evaluación siempre se basa en equiparar "qué tengo" para definir "qué puedo ofrecer". De esta forma gestiona presupuestos que permiten la importación y venta de sus productos. Basados en los testimonios anteriores, podemos concluir que para conseguir buenos resultados en el indicador de rotación es necesario hacer compras conscientes según las necesidades de nuestros clientes e insistir en ofrecer una excelente experiencia de servicio en puntos de venta, porque nada produce una mejor imagen que una atención humana.