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El arte de saber comprar

Jul 06 7:42 PM

La gestión de compras ha dejado de ser exclusivamente un proceso de abastecimiento con miras a la venta. Hoy en día esta área representa un pilar estratégico dentro de la sostenibilidad empresarial, que en últimas impacta directamente la rentabilidad. 

Las compras se orientan a cubrir las necesidades puntuales de las empresas, asegurando un bajo costo y el suministro futuro. Aunque por más de dos décadas la gestión de compras estuvo basada en la reducción de los inventarios, buscando la eficiencia con la reducción de desperdicios, en los últimos años, se están evaluando objetivos de suministro más sostenibles, buscando además reducir el impacto ambiental y apostando a productos locales.

Hoy en día es importante estar al tanto de lo último en tendencias económicas del mercado y estrategias de colaboración con proveedores para optimizar esta función de alto impacto en las compañías.

“En el negocio ferretero la compra de mercancías se constituye como uno de los pilares de la gestión, en términos de innovación, exclusividad, servicio, capital de trabajo y competitividad en costos, que se reflejan en la rentabilidad de las empresas”, asegura Jorge Castellanos, Gerente General de la Red Globalmat. 

Hoy en día estar al tanto de lo último en tendencias económicas del mercado y estrategias de colaboración con proveedores, es clave para optimizar la gestión de ventas. 

Por esta razón se hace indispensable conocer y definir acertadamente las necesidades del cliente en términos de calidad, servicio y precio requeridos; hacer una búsqueda de proveedores que cumplan con estos requerimientos; y aprender a negociar con miras a lograr un beneficio mutuo, para el cliente, el comerciante y el proveedor.

“En un proceso de compra son esenciales el mejoramiento continuo y la comunicación con el proveedor, quien debe ser visto como uno de los aliados mas importantes del negocio. No se deben imponer condiciones sino acordarlas, como resultado de una negociación que genere un gana – gana”, agrega Castellanos.

Y, aunque en principio se consideraría a la gestión de compras como un área única dentro de las organizaciones, hoy más que nunca se habla de la necesidad de encadenar los procesos con otras instancias de la empresa para mejorar integralmente. 

Además de Compras, que busca proveedores, selecciona los más idóneos y ejecuta las negociaciones para acordar los mejores términos, también están involucradas las áreas: Comercial, que define los requerimientos para el abastecimiento; Logística, que verifica que lo entregado por el proveedor corresponda en cantidades a lo solicitado; Calidad, que analiza el estándar de calidad acorde con las especificaciones de producto acordadas; Contabilidad, en donde se reflejan las transacciones correspondientes; y Tesorería, encargada de programar los pagos correspondientes, previa aprobación de la factura por las áreas responsables. 

Aunque en principio se consideraría la gestión de compras como un área única, es necesario encadenarla con otras instancias de la empresa para mejorar integralmente. 

No obstante, quien dirige el barco, es decir, la persona encargada como tal del proceso de compras, requiere un perfil particular. El jefe de compras es quien diseña la política de compras, administra y optimiza los inventarios, sale al mercado a buscar nuevas opciones, cotiza con proveedores potenciales, negocia con ellos y busca reducir costos.

Aunque por lo general, y dependiendo del tamaño de la ferretería, estas funciones las asume el mismo propietario, cada vez más se ha hecho indispensable este perfil en las empresas, ya que de este dependerá que en la exhibición se cuente con mercancía de calidad, variada, a un buen precio y disponible en inventario. 

La gestión exitosa

De acuerdo con Luis Miguel Ramírez, Gerente Casa Tienda, una cosa es mantener un inventario y otra hacer una gestión de compras. “Muchos se confunden con ambos conceptos, que aunque relacionados, responden a momentos distintos de la operación del negocio. La primera alimenta de información a la segunda”. 

Para él, una gestión de compras exitosa busca mantener unos inventarios en las mínimas cantidades de manera que se evite pérdidas de ventas, pues de nada sirve un inventario lleno si cuando el cliente pregunta por un producto, este no se encuentra disponible.

Compras debe conocer el día a día de los nuevos lanzamientos, productos y tecnologías. Es una gestión que tiene que ver con cantidades y calidades de producto, comparación de proveedores, y precios de producto. Esto resulta fundamental para comprar.

Para una gestión exitosa, el área de Compras se debe mantener al tanto de los nuevos lanzamientos, productos y tecnologías. 

Según Ramírez, "a la hora de comprar, y si tiene créditos, mientras mejor 'buena paga' sea, mejores niveles de precio va a lograr la empresa. En el caso de los que pagan a destiempo, por ejemplo, seguramente todos los distribuidores le cobran esa financiación en el precio del producto. Cuando el ferretero tiene buenos créditos y prácticas va a tener capacidad de lograr mejores condiciones comerciales”.

La gestión de compras es el 100% de la rentabilidad de un negocio ferretero. Al haber muchos compitiendo el precio final lo pone en últimas el mercado, pero el costo sí lo puede controlar el empresario mediante negociaciones exitosas lo que significará una ventaja competitiva.

Por eso hay que tener presente que una mala gestión de compra llena de más los inventarios y puede dejar sin flujo de caja a la ferretería. El mal aprovisionamiento lleva a tener unas cuentas por pagar mucho más altas, a las que quizás el negocio no pueda responder, así como una pérdida de rentabilidad ya que si se compra caro se vende igualmente caro, perdiendo unos puntos que se pudieron haber ganado. 

Ferretería Industrial Fredonia, un modelo en compras

Adrian Luján es el Gerente de Casa Tienda Ferretería Industrial Fredonia, un negocio que gracias al manejo integral de los proveedores ha podido establecer un modelo de abastecimiento equilibrado, con relaciones comerciales adecuadas gracias a las habilidades de negociación desarrolladas en el tiempo. 

En definitiva, para este ferretero innovación es “probar nuevas ideas cuando las que usamos en el pasadoya no funcionan” 

“Tenemos un jefe de compras con amplio conocimiento de los proveedores, quien establece unas condiciones comerciales que se convierten en una relación gana-gana, cotiza y realiza un análisis basado siempre en el precio y la calidad. Esto nos ha permitido trasladar a nuestros clientes los beneficios obtenidos y fidelizarlos en la entrega de bienes y servicios”, asegura Luján.

CasaTienda Ferretería Industrial tiene una mente abierta e innovadora para visualizar las nuevas tendencias y líneas en el mercado. Así mismo, cuenta con un comité de compras donde trabajan en el conocimiento del inventario, para mejorar su capacidad de respuesta y minimizar niveles de stock. A esta tarea también se suma el área financiera, que se involucra en el control de los recursos de la empresa y los descuentos financieros.

A la pregunta ¿qué errores no cometer en la gestión de compras? El Gerente de esta ferretería señala que uno de los mayores es "no evaluar periódicamente a los proveedores en cuanto a factores como el cumplimiento, precio, calidad y descuentos, y no tener identificado el abc del negocio, ya que nos arriesgamos a tener inventarios altos, mayor tiempo de rotación y grandes costos de almacenamiento”. Otros errores son no saber cómo está vendiendo la competencia y en dónde puede estar la diferencia.

Algunos de los principales errores dentro de la gestión de ventas, son no saber cómo está vendiendo la competencia y en dónde puede generarse el valor diferencial de la marca. 

“De una compra inteligente se deriva una mayor rentabilidad. Un negocio no solo permanece por ventas efectivas efectivas, sino también por establecer buenas relaciones con los proveedores. Cada decisión en una compra impacta en el capital de trabajo y en el completo funcionamiento de nuestros negocios”, agrega.

Así mismo Adrian Lujan recomienda a sus colegas ferreteros hacer una selección correcta de sus proveedores. “Eso es básico en el proceso de la compra. La relación comercial debe estar basada en los beneficios que como comerciantes podamos trasladar a nuestros clientes, estar siempre actualizados en los precios y la variedad de productos, y nunca dejar de cotizar y de evaluar el comportamiento del mercado”. 

5 errores en la gestión de compras 

*Carencia de políticas: las políticas deben regular la elección de proveedores, las cuestiones asociadas a los costos, los tiempos y las distintas modalidades de financiamiento, entre otras. 

*Carencia de indicadores: una gestión sin indicadores dificulta la identificación del camino a recorrer o que ya está recorrido, y hace imposible la medición del desempeño cotidiano. 

*Pérdida de visibilidad de la orden de compra: es importante monitorear el cumplimiento de los acuerdos establecidos en la orden de compra. La visibilidad entre el momento en que se genera una orden, y el momento en que el proveedor la atiende, aporta información valiosa para la gestión de los tiempos y necesidades de la organización. Tener una trazabilidad de los pedidos durante todo el proceso de abastecimiento es primordial. 

*No estandarizar proveedores: para evitar riesgos sobre la calidad de materiales y servicios, o bien tiempos y condiciones, es importante trabajar con los mismos parámetros para todos los proveedores. Desarrollar el perfil de proveedores permite cuantificar sus capacidades, su disponibilidad y la confiabilidad que puede brindárseles. 

*No evaluar el desempeño de los proveedores: es importante llevar un registro de evaluación cuantitativa que considere sus tiempos de gestión, las cantidades atendidas, los cumplimientos comerciales, entre otros. La evaluación de proveedores aporta información de calidad para tomar decisiones y optimizar nuestros recursos.